By 
Wideokonferencje stały się dziś narzędziem pracy wielu z nas. Szczególnie osób działających w branży usługowej. Nikogo nie dziwi już fakt, że chcemy umówić się z nim na rozmowę wideo online. W trakcie pandemii koronawirusa był to bowiem często jedyny kanał komunikacji. Wideokonferencja to dziś standard pracy, nie dziwi więc fakt, że coraz częściej chcemy je organizować. Live streaming daje także szanse na poprowadzenie prelekcji i czy wideokonferencji. Niezależnie od tego czy ma to być wideospotkanie ze współpracownikami czy z klientem, zawsze zależy nam na tym by wyjść możliwie najbardziej profesjonalnie. Jak to zrobić?
Tło
Tło, czy też sceneria w jakiej przeprowadzimy naszą transmisję nie jest bez znaczenia. Tło może wzmocnić nasz wizerunek, ale może mu też poważnie zaszkodzić. W przypadku wideokonferencji wewnętrznych, dla współpracowników, nikt raczej nie oczekuje wyszukanych rozwiązań. Chodzi o merytorykę i szybką finalizacje tematu, aniżeli przysłowiowe fajerwerki. Niemniej, właściciel firmy, prezes, czy manager, w rozmowie z podwładnymi, może chcieć pokazać się z jak najbardziej profesjonalnej strony. Doskonałym rozwiązaniem jest wykorzystanie przygotowanej na tą okazję grafiki, którą podstawić można jako tło prezentacji. Oprogramowanie do wideospotkań dają dziś taką funkcjonalność. Wpierw trzeba jednak takie tło przygotować. Jak powinno wyglądać. Może to być grafika biura czy sali konferencyjnej z logotypem firmowym na ścianie. Może to być także stonowana, spokojna grafika wektorowa zwierająca logo firmy i główne motto. Ważne by nie odwracała uwagi od prelegenta. Taka grafika sprawdzi się także w przypadku, gdy planujemy live streaming dla klientów lub wideokonfererencję.
Światło i dźwięk
Transmisja online to zawsze przekaz obrazu i dźwięku przez Internet. Zadbajmy zatem o to by oba były jak najlepszej jakości. Jeśli nie dysponujemy dodatkowym oświetleniem lub ma ono niekoniecznie korzystną dla nas barwę, to siądźmy po prostu naprzeciwko okna. W przypadku dźwięku sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Nasi rozmówcy wybaczą nam średnią jakość obrazu, ale nie wybaczą średniej jakości dźwięku. Jeśli nie dysponujemy mikrofonem to pamiętajmy by nie oddalać się znad ekranu naszego laptopa. Pod klawiaturą zainstalowany jest zwykle mikrofon zbierający dźwięk. Im dalej od niego się znajdziemy, tym większy będzie pogłos lub zupełnie nie będzie nas słychać.
Wykresy i tabele
W trakcie wideokonferencji jak i wideospotkań często wykorzystujemy i dzielimy się dodatkowymi dokumentami. Zestawienia, wykresy, tabele, grafiki, wszystko to możemy chcieć pokazać swoim rozmówcom. Warto przewidzieć jakie pliki przydadzą nam się podczas rozmowy i otworzyć sobie je przed startem wideospotkania. Warto także przygotować swój pulpit do udostępniania. Usuńmy z niego ikony, których nie powinno być widać, zamknijmy karty przeglądarki, które nie dotyczą treści rozmowy. Wiele osób tworzy sobie nowe konta użytkowników na swoich komputerach, które wykorzystuje właśnie do celów wideospotkań. Konto takie gwarantuje pusty pulpit.
Szklanka wody, długopis, notes
Wstawanie od stołu w trakcie wideokonferencji to niekorzystny dla nas ruch. Lepiej go uniknąć. Oczywiście wszystko może się zdarzyć, niektóre rzeczy możemy jednak przewidzieć, tak jak to, że zachce nam się pić lub będziemy chcieli coś zanotować. Warto mieć pod ręką przygotowaną wcześniej szklankę wody, długopis i notes.
Moderator czatu
Jeśli prowadzimy wideospotkanie dla kilkunastu osób lub prelekcje, w trakcie której nie chcemy odpowiadać na pytania, to przyda nam się ktoś kto zbierze pytania z czasu, pojawiające się w trakcie naszego wystąpienia.
Próba generalna
Na koniec pamiętajmy by zrobić próbę generalną. Sprawdzić czy komputer i oprogramowanie działa bez zarzutu. Najlepiej zrobić to w przededniu spotkania, w ostateczności choć na pół godziny przed jego rozpoczęciem.
Comments